Exit interview, czyli jak prowadzić wywiad, żeby poprawić firmę

Znacie ten stan kiedy zasiadacie przed wyszukiwarką ofert pracy, bo zdecydowaliście, że czas na zmianę? Wkurzenie, rozczarowanie, zmęczenie, ekscytacja? Różne są powody, dla których rozstajemy się z pracodawcą. Podejrzewam, że większość z nas planując złożenie papierów fantazjuje o tym, jak wszystkim wygarnie. Wreszcie nadejdzie moja chwila prawdy i powiem im co myślę! A później odzywa się głos rozsądku podpowiadający, że nigdy nie wiadomo na kogo trafimy w przyszłości. Mówimy więc odchodząc, że… chcemy się rozwijać! Ech jak uwielbiam ten moment na rozmowie rekrutacyjnej, kiedy kandydat/ka na pytanie „dlaczego zdecydował/a się Pan/i na zmianę pracy” odpowiada: „czuję, że w mojej firmie nic więcej nie osiągnę, a chcę się rozwijać, uczyć nowych rzeczy i wierzę, że w Państwa firmie uda mi się to osiągnąć” (jakby ktoś z Was kiedyś był u mnie na rozmowie, to wiedzcie, że po takiej odpowiedzi pada pytanie „to czego chciał(a)by się Pan/i nauczyć?”).

źródło: timesnewgeek.blogspot.com

Dla haera, ba! dla całej organizacji, odejście pracownika to (poza tym, że często smutny moment) doskonała okazja żeby dowiedzieć się, co w trawie piszczy. Po to zostało stworzone Exit Interview, które swobodnie sobie tłumaczę jako „rozmowa na zakończenie pracy”, ale ponieważ to strasznie długie sformułowanie trzymajmy się wersji anglojęzycznej.

Exit Interview nie służy zebraniu plotek kto z kim, dlaczego i przeciwko komu. Takich rzeczy dowiadujemy się na papierosie (jedyna zaleta palenia). To spotkanie pomaga nam zebrać informacje o tym, co w firmie działa wyjątkowo dobrze – i to możemy wykorzystać budując strategię employer brandingową – a co niedomaga.

źródło: dilbert.com

O czym warto pamiętać budując program Exit Interview?

1. Dobrowolny i anonimowy

Nie wierzę w obowiązkowe „exity”. Jeśli naprawdę chcesz się czegoś dowiedzieć, nie możesz wpisywać konieczności rozmowy do obiegówki. Z doświadczenia wiem, że większość ludzi chętnie bierze udział w takim spotkaniu, ale zawsze powinni mieć wybór.

Exit Interview dotyczy tylko osób, które same podjęły decyzję o odejściu z firmy. Przyznam, że widzę wartość także w rozmowie z osobami zwalnianymi, ale bardziej na zasadzie feedbacku i może trochę outplacementu (ale o tym w innym wpisie).  Kiedy dostaję informację o pracowniku, który zdecydował się kontynuować swoją karierę poza naszą organizacją, wysyłam mail z prośbą o spotkanie. Czemu ja – rekruter, a nie np. HR Business Partner? Bo przeważnie nie mam nic wspólnego z tym człowiekiem. Nie monitoruję jego pracy, nie jestem zaangażowana w program rozwojowy ani proces oceny. Innymi słowy – jestem w miarę neutralna.

Zwróćcie uwagę, że proszę o spotkanie, a nie zapraszam. Wyjaśniam dlaczego chcę porozmawiać i daję możliwość odmowy. Dopiero kiedy pracownik wyrazi zgodę wspólnie szukamy terminu… i miejsca. Czasem poza biurem, bo bywa, że wtedy łatwiej się otworzyć.

źródło: hrseconds.com

Rozpoczynając spotkanie tłumaczę raz jeszcze po co właściwie zawracam głowę i dokładnie opowiadam co zrobię z wszystkimi informacjami. Czasem nawet pokazuję, że nic nie nagrywam i nie zapisuję. Mówię o jakie aspekty będę pytać i że wszelkie dane wprowadzę hasłowo do excela, na podstawie którego będę mogła przedstawić dane statystyczne.

Człowiek odchodzący z firmy przeważnie bardzo chce się podzielić informacjami. Może trochę wyżalić, może wywalić swoją frustrację. Jednocześnie nie chce pozostawić złego wrażenia i nie chce być postrzegany jako „skarżypyta”, dlatego będzie bardzo uważał na słowa. Jeśli naprawdę chcesz się czegoś dowiedzieć postaraj się zbudować atmosferę swobody i zaufania. I najważniejsze – nigdy tego zaufania nie zawiedź!!!

2. Zapomnij o kwestionariuszu wywiadu

Jak już wspominałam, w trakcie Exit Interview nie robię notatek. W ogóle jestem jedną z tych haerówek, które na spotkaniach – niezależnie czy rekrutacyjnych czy derekrutacyjnych – skupiają się na rozmowie, a nie na notowaniu. Dopiero po zakończeniu zapisuję najważniejsze spostrzeżenia. Nie chcę, żeby osoba z którą się spotykam miała wrażenie bycia przesłuchiwaną – przynajmniej staram się, żeby tak nie było. Co nie znaczy, że kwestionariusza nie posiadam.

źródło: pinterest.com

Na nic nie przydadzą się wszelkie exity jeśli nie będę wiedziała, po co właściwie je prowadzę. Czego chcę się dowiedzieć? Jakie obszary są dla mnie najistotniejsze? W każdej firmie będą pewnie ustalane zupełnie inne zestawy potrzeb. Na czele listy zawsze jednak pozostanie pytanie „DLACZEGO???” I na to pytanie pracownik będzie w zasadzie odpowiadał przez całą rozmowę. Budując swój kwestionariusz wywiadu skupiłam się głównie na najistotniejszych elementach budowania wizerunku firmy jako pracodawcy i na obszarach wskazywanych przez kandydatów i pracowników jako najistotniejsze w pracy. Kojarzycie to pytanie z rozmów rekrutacyjnych „Co Panią/Pana motywuje?” albo „Co jest dla Pani/Pana najważniejsze w miejscu pracy”. W trakcie exita pytam w zasadzie o to samo, tylko w innym kontekście. Sami wybierzecie te czynniki zadowolenia z pracy, które Was interesują. Dla mnie z pewnością ważna jest komunikacja: w zespole, między zespołami i najważniejsze – komunikowanie celów i strategii firmy. Takimi już jesteśmy głuptasami, że lubimy wiedzieć po co pracujemy. Z komunikacji wynika atmosfera, wsparcie od kolegów i przełożonych. Dalej nieśmiertelny rozwój, jego dostępność i możliwość realizacji. Zainteresowanie pracą, ciekawe zadania… wynagrodzenie i benefity. Wszystko to ma znaczenie, a czasem okazuje się, że liczą się też tak prozaiczne rzeczy jak dojazd, albo warunki w biurze.

źródło: pinterest.com

Kwestionariusz powinien określać nie tylko co chcesz wiedzieć, ale też jak to oceniać – stopniować, czy tylko zaznaczać „jest/nie ma”. Od tego będzie zależało jak poprowadzić rozmowę i jak zadawać pytania. W trakcie spotkania kwestionariusz nie jest ci do niczego potrzebny, ale musisz wiedzieć co w nim jest, żeby po rozmowie potrafić go wypełnić.

3. Daj się wygadać

Ważne jest żeby wiedzieć jak i o co pytać, ale jeszcze ważniejsze jest wiedzieć jak słuchać. Sytuacja zmiany pracy zmusza do refleksji i zastanowienia. Z jakiegoś powodu podjęliśmy taką decyzję, więc coś musiało być nie tak. W końcu nie zmienia się pracy, którą się uwielbia. Z drugiej strony, kiedy zmieniasz pracę czujesz też trochę żal (zwykle), bo coś się kończy. Często coś fajnego. Rozmowa na Exit Interview pozwala pracownikowi nie tylko podsumować swoje żale i pretensje, ale też wszystkie te rzeczy, które sprawiły że przez jakiś czas chciał w tej firmie być. Jeśli taka osoba była w organizacji rok lub krócej (a wiemy, że to się zdarza, zwłaszcza osobom wchodzącym na rynek pracy) można się dowiedzieć dlaczego w ogóle zdecydowała się zaaplikować i przyjąć ofertę.

Oczywiście, Exit Interview jest inicjowane przez pracodawcę i ma służyć konkretnym celom, ale zadawane pytania nie mogą przypominać telefonicznej ankiety na „tak/nie”. Ważne jest stworzenie atmosfery spotkania, w jakiej człowiekowi chce się mówić. Stąd na przykład czasem rozmowy prowadzi się w kawiarni, albo na ławce w parku. Zadawanie pytań otwartych pomaga w opowiadaniu. Coś cię zainteresowało w odpowiedzi pracownika, ale nie bardzo ma związek z pytaniami z kwestionariusza? Pytaj! Rozmawiaj!

źródło: someecards.com

Zwykle spotkania umawiam na godzinę, ale bywają takie, które przeciągają się do dwóch godzin. Z drugiej strony są te exity, które zamykają się w 20 minutach, bo w zasadzie powód odejścia jest jasny i konkretny: lepsze wynagrodzenie, zmiana stanowiska na wyższe, mój szef odszedł, a z nowym nie chcę pracować. Na takie argumenty trudno reagować inaczej niż zrozumieniem.

Przebieg tej rozmowy będzie w równym stopniu zależał ode mnie jak od rozmówcy. Zawsze należy pamiętać o dostosowaniu się do osoby z którą się spotykamy.

4. Excel to Twój najlepszy przyjaciel

Exit Interview to nie tylko przyjemność rozmowy (dla mnie to przyjemność, chociaż w mało przyjemnych okolicznościach). Po spotkaniu, najlepiej bezpośrednio, albo chociaż tego samego dnia, zasiadam do biurka i robię notatkę, którą następnie przekształcam w dane do tabeli. Nie bardzo umiem w excela, ale z tego co potrafię jestem w stanie stworzyć kolorowe wykresy. Broń Boże nie robię tego dla przyjemności. To wszystko w końcu czemuś służy. Stworzone raporty są przekazywane HR Business Partnerom, dyrekcji i zarządowi. Tabelki i wykresy zwykle najlepiej przemawiają do osób decyzyjnych. Koniec końców, to zarząd podejmuje decyzje na ile tymi danymi warto się przejmować i czy coś z nimi zrobi, czy wrzuci do kosza (na to my szaraczki nie mamy wpływu).

źródło: pinterest.com

Haery za to z reguły wykazują nieco większe zainteresowanie. Mając informacje od pracowników można spróbować wprowadzić zmiany. Rozmawiać z menedżerami nad budową lepszego środowiska pracy, szukać rozwiązań we wszystkich w zasadzie obszarach. Są oczywiście kwestie, na które będziemy mieli umiarkowany albo żaden wpływ, jak na przykład wysokość wynagrodzenia. Ale całe mnóstwo obszarów być może czeka aż się nimi zajmiemy.

Pozostaje jeszcze pytanie czy Exit Interview to narzędzie uniwersalne. Odpowiedź brzmi: nie. Nie sprawdzi się w organizacji, której model biznesowy nie zakłada poprawy w środowisku pracy. Pewnie są firmy, które mają świadomość, co w nich nie gra i są pogodzone z wysoką fluktuacją pracowników, przyjmując to jako niezbędny koszt prowadzenia biznesu. Cała reszta na wprowadzeniu rozmów końcowych może tylko zyskać.

źródło: pinterest.com